Tietosuojaseloste

Valkeakosken Koskenpojat ry. ( Versiopäivitys 14.1.2023)

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Seura: Valkeakosken Koskenpojat ry.
Y-tunnus: 0206283-8
Osoite: Valkeakoskenkatu 3, 37600 Valkeakoski
Sähköposti: toimisto@vakp.fi
Yhteyshenkilön sähköposti: toimisto@vakp.fi

Jäsen-, luottamushenkilö- ja yhteistyökumppanirekisteri

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien, luottamushenkilöiden ja yhteistyökumppaneiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden, aktiivitoiminnan ja yhteistyön aikana. Tarkoituksena on yhteystietojen ylläpitäminen , jäsentiedotus sekä jo päättyneiden jäsenyyksien seuranta.

Tietoja käytetään, jotta voimme

ilmoittaa jäseniämme tapahtumiin, kilpailuihin ja turnauksiin
laskuttaa
markkinoida ja tiedottaa toiminnastamme
kerätä palautetta
palvella jäsenistöä lähettämällä esim. ilmoittautumisvahvistuksia
Varmistaa turvallisuussyistä lasten toiminnassa huoltajien yhteystiedot

Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu:

1) Valkeakosken Koskenpoikien yhdistyslain mukaiseen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.

2) Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen reksiterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.

3) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.

4) Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.

Käsiteltävät henkilötiedot ja niiden kerääminen

Rekisterissä käsitellään jäsenten, luottamus- ja toimihenkilöiden sekä yhteistyökumppaneiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

Etu- ja sukunimi
Osoite
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Syntymävuosi
Sukupuoli
Ruoka-aineallergiat ja erityisruokavaliot (perusteluna rekisteröidyn terveys elintärkeänä etuna)
Jäseneksi liittymisvuosi
Alaikäisen osalta huoltajien nimi ja puhelinnumero

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään ja alaikäisten rekisteröityjen huoltajilta.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Käyttämämme turvatoimet vaihtelevat kerättävien tietojen mukaan.

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Valkeakosken Koskenpoikien jäsenrekisterijärjestelmiin (Klaani) sekä ulkopuoliseen järjestelmään MyClub, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Mikäli henkilötietoja käsitellään digitaalisesti muualla (välitetään esimerkiksi tapahtumavastaavalle), on niiden käyttäminen ja hävitys perustellun käytön jälkeen ohjeistettu.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Käytetyt työasemat on suojattu salasanoin. Manuaalisesti käsiteltävä tieto säilytetään lukitussa tilassa seuran toimistolla. Toimistolla kaikki asiakaskäynnit ovat valvottuja ja tilojen kulkuoikeuksista pidetään avainlistaa.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen tapahtumien tai koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille sekä lajiliitoille.
Valkeakosken Koskenpojat on tehnyt sopimuksen jäsentietojen luovuttamisesta Pelipaikkaan Suomen Palloliiton edellyttämällä tavalla.

Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja eteenpäin soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika
Jäsentietoja säilytetään vain niin kauan kuin tarpeen jäsenyysseurannan- ja historian kannalta. Tiedot poistetaan turvallisesti tietotarpeen poistuttua.

Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä.

Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

Oikeus korjata, muokata tai päivittää annettuja tietoja
saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
vaatia henkilötietojensa poistamista (samalla oikeus osallistua tapahtumaan poistuu)
peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseenRekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Valkeakosken Koskenpojat ry. voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Valkeakosken Koskenpojat voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Pakolliset tiedot

Yhdistyksen (Valkeakosken Koskenpojat ry) luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain ja toiminnan edellyttämät tiedot: nimi, kotipaikkakunta , osoite, syntymäaika, sähköpostiosoite, puhelinnumero

Sopimussuhteissa olevilta tahoilta kerätään perustiedot: nimi, osoite, sähköpostiosoite

Allergiatiedot tapahtumiin osallistuvien osalta.

Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot, jotka ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä. Ilmoittautuminen muodostaa sopimuksen.

Sopimusta ei voida toteuttaa ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen toimisto@vakp.fi.
Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti seuran tässä selosteessa mainittuun osoitteeseen.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty ylätunnisteessa mainittuna ajankohtana.